Валовая нумерация

Источник: http://pechatnick.com/terms/valovaya-nymeraciya

Какие нормативы применяют

Сшивать рабочие бумаги необходимо для их систематизации. В компаниях и учреждениях сшивают ту документацию, которую требуется передать в архив. Прошитые бумаги удобно хранить и по запросу представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Есть определенные нормативные указания, регулирующие, как правильно прошить документы по ГОСТу в 2021 году:

1. Методические рекомендации, утвержденные Приказами Росархива №76 от 23.12.2009, №44 от 11.04.2018, №71 от 22.05.2019.
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013.
3. Правила делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Минфин, Минэкономразвития и проч).

Источник: http://doska92.ru/nedvizhimost/kak-pravilno-sshivat-dokumenty.html

Как заполнять

Обложка папки личного дела является его титульным листом. Ее форма приведена в Приложении № 28 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила хранения).

На место заголовка дела вписываются Ф. И. О. работника полностью в именительном падеже. Местоположение других сведений может варьироваться (это не принципиально). Чаще всего организации закупают уже готовые папки с нанесенными типографским способом полями, которые заполняются от руки. Реже титульный лист набивают на компьютере и распечатывают, потом приклеивают на обложку папки, но срок хранения дела длительный и со временем этот приклеенный лист может сильно пострадать.

Датой начала личного дела является дата приказа о приеме на работу (даже если она отличается от даты трудового договора). А датой окончания – дата приказа об увольнении, даже если последний день работы человека в организации был позже.

Номер дела переносится из Журнала регистрации личных дел работников. Там личные дела обычно нумеруются валовым порядком, хотя возможно и использование индексов для отображения категорий работников. Для удобства поиска на корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.

Количество листов и номер описи по личному составу, в которую включается данное дело, заполняют при его подготовке к передаче в архив из отдела кадров на следующий год либо в течение трех лет после увольнения соответствующего человека. Срок хранения лучше заполнить тогда же (а то мало ли что еще может поменяться).

Читайте также «Работник и отдел кадров в разных городах: как поступить при увольнении?»

Источник: http://buhgalteria.ru/article/lichnaya-kartochka-sotrudnikov-pravila-khraneniya

Как прошить документы нитками в три дырки и пронумеровать правильно: инструкция, образец, фото

Кажется, что вроде ничего сложного в том, чтобы прошить бумаги, нет. Но на самом деле не все так просто. Есть определенные правила, по которым это делается. Если вы хотите сделать подшивку газет или журналов для пользования внутри организации, то это одно. А вот если перед вами стоит задача подготовить документы в архив или налоговую, или еще куда-то, то тут нужно подойти к работе со всей ответственностью, иначе вы рискуете получить бумаги обратно. Причиной отказа может послужить неверное оформление.

Мы уже упоминали о том, что подшитые документы сдаются в архив для хранения, кроме того, в повседневной деятельности предприятия очень часто возникает необходимость скрепить пачки листов. Это могут быть и договора, и отчеты в налоговую или другие контролирующие органы. Кстати говоря, у налоговой вообще очень жесткие требования на этот счет. Пользоваться степлером не разрешается. Это считается грубым нарушением.

Источник: http://doska92.ru/nedvizhimost/kak-pravilno-sshivat-dokumenty.html

1.2. Группировка различных категорий документов

1.2.1. Протоколы, приказы, распоряжения, постановления идругие организационно-распорядительные документы организации группируются вдела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в соответствии сноменклатурой дел.

1.2.2. Приказы по основной деятельности группируются отдельноот приказов по личному составу.

1.2.3. Положения, инструкции, утвержденные распорядительнымидокументами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указаннымидокументами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, тоих группируют в самостоятельные дела.

1.2.4. Протоколы совещаний располагаются в делах вхронологическом порядке.

1.2.5. Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которомуони относятся, независимо от даты их получения или составления (например:годовой отчет организации (баланс), планы организационно-техническихмероприятий, публикаций и технической учебы организации, планы работыорганизации и структурных подразделений и т.п.).

1.2.6. Лицевые счета служащих и личные дела уволенныхсотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитномпорядке.

1.2.7. Переписка с министерствами, ведомствами, организациями,а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается вдела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается задокументом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу,начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года суказанием на копии ответа индекса дела предыдущего года.

1.2.8. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросамработы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируютсяраздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Источник: http://internet-law.ru/stroyka/text/7116/

Какую документацию сшивают

Прошивать документы обязаны многие структурные подразделения. Делопроизводители систематизируют входящую и исходящую документацию. Сотрудники кадровой службы по итогам календарного года сшивают:

• приказы по основной деятельности;
• приказы по личному составу;
• внутреннюю переписку.

Бухгалтеры сшивают:

• авансовые отчеты;
• оборотные ведомости по материальным средствам;
• накладные;
• счета-фактуры;
• акты выполненных работ;
• путевые листы;
• кассовую книгу;
• ведомости на получение заработной платы (если зарплату выдают сотрудникам на руки).

Сшивайте документацию одним из этих способов:

• скрепите степлером;
• сшейте нитками;
• используйте специальное оборудование.

Самым надежным вариантом является сшивание дел нитками — такие бумаги не подменят.

Источник: http://doska92.ru/nedvizhimost/kak-pravilno-sshivat-dokumenty.html

Подписаться

Дайджест новостей отрасли от ПЕЧАТНИК.com, чтобы быть в курсе.

Источник: http://pechatnick.com/terms/valovaya-nymeraciya

Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером). Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.

Рекомендуем прочесть: Какие требования в г краснодаре на получение земельного участка при рождении 3 ребенка сколько лет надо быть прописанным в краснодаре

По ГОСТу документацию необходимо не только сшить и пронумеровать, но и заверить. Это делается на бумажном стикере прямоугольной формы.

Источник: http://doska92.ru/nedvizhimost/kak-pravilno-sshivat-dokumenty.html

2.2.Подшивка (переплет) документов в деле (к п. 2.1.4)

2.2.1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четырепрокола в специальную твердую папку с учетом возможности свободного чтениятекста всех документов, дат, резолюций и т.п. При подготовке дел к подшивкеметаллические булавки и скрепки из документов удаляются. В начале дела переддокументами подшивается чистый лист бумаги формата А4.

2.2.2. Дела с лицевыми счетами сотрудников подлежат переплету.

Источник: http://internet-law.ru/stroyka/text/7116/

Подготовительные работы

Во всех учреждениях прошиванием документов занимается специалист, которому такие полномочия были переданы на основании внутренних ведомственных актов, регламентирующих правила обращения с документами (приказ начальника, служебная инструкция).

Такой работник организации именуется делопроизводителем.

Как правило, если он получил специальное образование, он должен знать, как именно прошить те или иные документы.

Однако, зачастую, на данной должности может сидеть и человек, не вполне владеющий точными знаниями.

В этом случае он должен знать, что перед сшиванием документов необходимо следующее:

• Заранее подготовить все инструменты, которые пригодятся во время сшивания бумаг.
• Сложить все документы в соответствии с их датами и номерами, правильной стороной и в нужном порядке.
• Перед сшиванием следует убедиться, что на листах отсутствуют скрепки и скобы, а если таковые где-нибудь прикреплены, то необходимо их удалить. Подобные посторонние канцелярские принадлежности будут мешать в процессе сшивания, да и при последующем хранении документов они лишние.
• Затем пачку для сшивания нужно сложить ровно, чтобы каждый лист лежал одинаково со всеми остальными. Если за этим не проследить, то в результате скрепления пачка будет выглядеть неаккуратной, а края выбившихся листов замнутся. При слишком большом объеме сшиваемых листов для выравнивания применяется специальный инструмент.
• Подготовить нить длиной не менее 70 см.

Источник: http://doska92.ru/nedvizhimost/kak-pravilno-sshivat-dokumenty.html

2.3.Нумерация листов в деле (к п. 2.1.4)

2.3.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядкарасположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листоввнутренней описи дела, листа-заверителя дела и распорядительных листов междукомплектами документов по экспертизе объектов, нумеруются валовой нумерациейарабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, чернымграфитным карандашом.

2.3.2. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие специфическиедокументы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотнойстороне в левом верхнем углу.

2.3.3. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезки, фотографиии т.п.) нумеруются как один лист.

2.3.4. Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается инумеруется в правом верхнем углу как один лист.

2.3.5. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, приэтом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение вконверт.

2.3.6. Подшитые в дело документы с собственной нумерациейлистов (включая печатные издания) должны нумероваться в общем порядке.

2.3.7. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются покаждому тому отдельно.

2.3.8. Запрещается применение чернил и цветных карандашей длянумерации листов.

2.3.9. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делахдопускается употребление литерных номеров листов (например: 37, 37а, 37б ит.д.).

Источник: http://internet-law.ru/stroyka/text/7116/

Последние новости

Heidelberg надеется на прибыльный рост в 2021/2022 финансовом году

Лак SENOLITH® UV 360155 для упаковки и этикетки

Смарт-Т объявила о скидке 13000 евро на новый УФ-принтер Mimaki JFX200…

Flexi HP Edition обновляется для поддержки новых принтеров HP Latex

Компания «Гейдельберг-СНГ» на выставке Printech 2021: итоги, успехи, п…

↑ Наверх