Настраиваем автоответ в Outlook

Даём несколько советов о том, как написать текст для автоматического ответа на входящие электронные письма.

Настройка автоматического ответа Outlook 2007

Уже 10 лет прошло с момента выхода Outlook 2007, но его до сих пор активно используют пользователи слабых компьютеров. Поэтому для начала необходимо рассказать о настройке автоответа в этой версии Outlook, тем более, что она значительно отличается от новых версий.

Автоответ в Outlook 2007 называется «Заместитель». Для его настройки перейдите в меню «Сервис» — «Заместитель».

Отметьте пункт «Меня нет на работе» и напишите текст уведомления, которое должны получать люди, когда вас нет на месте.

Обратите внимание. Правила обработки сообщений находятся в этом же меню, под текстом вашего автоответа.

После внесения всех изменений закройте окно «заместителя» нажав кнопку ОК.

Источник: http://computernotes.ru/programmy/kak-nactroit-avtootvet-outlook-2007-2010-2013-2016.html

Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила

Для пользователя Outlook доступны два варианта автоматических действий над входящими и исходящими сообщениями: шаблоны и правила.

Шаблоны упрощают процесс создания и отправки сообщений, текст которых зачастую повторяется, отличаясь только несколькими данными (буквально пара слов или цифр). По своей сути, шаблоны — хранимые сообщения, в которые непосредственно перед отправкой вставляются новые данные.

Правила в Microsoft Outlook — это автоматически исполняемые над сообщениями действия, созданные на основе имеющегося шаблона или заданных условий.

Разберём пошагово процесс создания и шаблонов, и правил, а также имеющиеся различия для разных версий Outlook.

Создание шаблона для версий Outlook 2003 и 2007

Навряд ли кто-то ещё пользуется этими «динозаврами» мира электронной почты, но если вам посчастливилось заполучить рабочее место именно с таким софтом, то эта инструкция для вас.

1. В главном окне вызываем меню «Файл». Ищем пункт «Создать», а в нём — подпункт «Почтовое сообщение». Альтернативой таких действий будет одновременное нажатие клавиш Ctrl+N.

   
   Переход к мастеру создания сообщений

2. Теперь нам предложат ввести текст шаблона. Например, вы готовитесь к отпуску и хотите заверить клиента, что свяжетесь с ним позже. Или же ваша цель — перенаправить адресата другому сотруднику (указать контактные данные). Вводим подходящий для этого текст в поле.

   
   Введите подходящий к ситуации текст, который будет рассылаться по шаблону

3. После ввода информации сохраните шаблон. Нажатием на иконку Office в левом верхнем углу вызываем меню и выбираем пункт и подпункт с одинаковым названием «Сохранить как…».

   
   Сохраняем созданный файл

4. Вводим желаемое имя шаблона и в качестве типа файла в выпадающем меню внизу выбираем «Шаблон Outlook». Нажимаем кнопку «Сохранить».

   
   Вводим название шаблона и выбираем его тип

Создание шаблона для версий Outlook 2010–2016

Алгоритм действий в более поздних версиях гораздо упрощён, но в то же время добавлен новый функционал в настройках.

1. В меню «Файл» в левом верхнем углу в пункте «Сведения» выбираем подпункт «Автоответы».

   
   Выбираем пункт «Автоответы»

2. Теперь Outlook даёт нам возможность не только ввести текст автоответа, но и выбрать период, в течение которого будет рассылаться шаблон (если не использовать этот пункт, то автоответ нужно будет деактивировать вручную), а также создать два разных текста автоответа (для штатных сотрудников и для людей за пределами вашей компании). При желании здесь же можно просмотреть правила, действующие на этот шаблон. Выбираем «Отправлять автоответы» и указываем нужный нам период. Нажимаем «OK».

   
   Настройка даты активности, ввод текста и просмотра правил

Источник: http://brit03.ru/programmy/avtootvet-v-autluke.html

Настройте автоответчик

При настройке вашего автоответчика, некоторые почтовые сервисы предлагают создать индивидуальные сообщения для различных категорий контактов: коллеги, клиенты, семья, друзья. С почтовых сервисов Outlook, или Yahoo, вы можете приспособить свое сообщение для разных типов адресатов. Не забудьте проверить, чтобы ваш босс и коллеги получали сообщение автоответчика адресованное им, а не вашим друзьям и родственникам.

Источник: http://jobijoba.ru/topics/razvitie-karieri/avtootvetchik-na-vremja-otpuska

Добавление пункта «Автоответы»

В любой из версий Outlook можно прикрепить отдельный вариант «автоответов» для этого потребуется выполнить следующие действия:

1. Открыть «Файл »
2. Перейти в «Параметры ».
3. Выбрать «Настроить ленту ».
4. В удобном месте «Создать группу » и переименовать её при необходимости. Обязательный шаг, поскольку в существующие группы эту вкладку добавить нельзя.
5. Переместить «автоответы» в группу, созданную в пункте 4.

Примечание! Создание группы может и не потребоваться – всё зависит от версии Office. Но все версии старше 2010 требовали данного шага.

Настройка популярных почтовых клиентов для работы с Яндекс.Почтой

Данный способ может не сработать, в этом случае потребуется перейти к разделу «Создание правила ».

Есть вариант поступить на бюджет в МГИМО или только за деньги?

Источник: http://brit03.ru/programmy/avtootvet-v-autluke.html

Настройка автоматического ответа Outlook 2010

Чтобы настроить автоответ в Outlook 2010 кликните меню «Файл» в левом верхнем углу. Перейдите в меню «Сведения» и выберите там пункт «Автоответы».

В открывшемся окне вы можете включить или отключить автоответы. По умолчанию автоответчик отключен. Для включения автоответов выберите пункт «Отправлять автоответы».

Если вы покидаете рабочее место на известное время, например, улетаете в отпуск, то вы можете установить временные рамки, в которые автоответы будут действовать. Для указания периода действия поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода» и укажите время и дату действия автоответов.

Если галка не стоит, то автоответы будут включены пока вы их не отключите.

Далее вам необходимо придумать текст письма для отправителей, когда вы в отпуске или в командировке.

Пример автоответа Outlook 2010 на время отпуска:

Добрый день!

В период с 1 по 14 июля я нахожусь в отпуске и не могу ответить на ваше письмо. На период моего отсутствия по всем вопросам обращайтесь к моему коллеге Петровой Анне.

Телефон: +7 123 456-78-90

Почта: petrova@computernores.ru

Пример автоответа Outlook 2010 на время командировки:

Приветствую!

До 10 июля я нахожусь в командировке и к сожалению, не могу ответить вам сейчас.

Если вопрос срочный, свяжитесь со мной по телефону +7 123 456-78-90.

Вставьте текст автоответа в поле «В пределах организации».

Рекомендую перейти на закладку «За пределами организации», поставить галку «Автоответ за пределами организации» и вставить туда такой же текст. Таким образом, все отправители получат уведомления о вашем отсутствии.

Можно создать правила автоответчика, которые будут применяться в момент вашего отсутствия. Нажмите «Правила» в текущем окне.

Чтобы создать правило нажмите кнопку «Добавить».

В открывшемся меню вы можете сделать так, чтобы письма, полученные от определенного человека (например, очень важного клиента) перенаправлялись вашему коллеге. Или чтобы письма содержащие в теме письма слово «счёт» сразу  отправлялись в бухгалтерию.

После создания нажмите два раза кнопку ОК, чтобы выйти из режима настроек автоответов.

На этом настройка автоответов в Outlook 2010 завершена.

Источник: http://computernotes.ru/programmy/kak-nactroit-avtootvet-outlook-2007-2010-2013-2016.html

Обновление параметра «Автоответы» в мобильном приложении Outlook

Источник: http://support.microsoft.com/ru-ru/office/отправка-автоматических-ответов-об-отсутствии-на-рабочем-месте-из-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67

Назначение функции

При включении этой функции и настройке можно добиться возможности оперативной отправки сообщений в ответ на приходящие. Это упрощает работу многих служб, позволяя ориентировать пользователей в сроках рассмотрения заявок и подобных вещах. К тому же это создаёт ощущение, что фирма действительно заинтересована в общении с клиентом/партнёром. Чаще всего автоответом в Outlook пользуются:

1. Сервисные центры. Иногда, с помощью сложных скриптов ещё и подаётся информация об ориентировочных сроках выполнения заявки (в странах СНГ не используется, в каком-то смысле отличительная особенность некоторых крупных западных фирм).
2. Контакт-центры, для которых важно проявить уважение к пользователю. В их случае подобный ответ зачастую содержит благодарность за обращение.
3. Службы поддержки (в частности в онлайн играх). Здесь указываются сроки рассмотрения заявки или присылаются данные о пропущенных в заявке полях (встречается у Zenimax и Blizzard).
4. На время отпуска. Включается, чтобы известить коллег/клиентов о своей недоступности на данный момент. Применяется в крупных организациях со строгим деловым этикетом.

Можно найти и другие применения для указанной функции, либо использовать её просто ради шутки – выбор зависит от поставленной задачи.

Источник: http://brit03.ru/programmy/avtootvet-v-autluke.html

Видео создания автоответов в Outlook

Ниже я предлагаю посмотреть несколько видео инструкций по созданию автоответов в Outlook. Если у вас остались какие-либо вопросы обязательно задавайте их в комментариях.

Источник: http://computernotes.ru/programmy/kak-nactroit-avtootvet-outlook-2007-2010-2013-2016.html

Так нужен ли автоответ на почте?

Настраивать ли автоматический ответ в почте или нет, решение каждого человека. В некоторых случаях это является частью корпоративной этики, в других случаях это является желанием конкретного сотрудника.

Источник: http://shop.itsc.kz/blog/auto-email

Настройка автоответчика Outlook на телефоне

Не всегда есть возможность воспользоваться компьютером или ноутбуком, чтобы настроить автоответчик в Outlook. В таких ситуациях это можно сделать при помощи мобильного устройства. Общий принцип такой же простой и не вызовет сложностей у большинства пользователей. Однако мы составили для вас инструкцию, чтобы наверняка расставить всё по местам.

Запустите приложение, а затем перейдите в «Меню» (три вертикальные точки) → «Настройки». Далее выберите «Настройки электронной почты» → «Автоматические ответы». Введите текст уведомления и сохраните его, нажав на «Ок».

Для каждой отдельной ситуации можно создать соответствующий автоответ. Это поможет автоматизировать отправку почтовых сообщений, сэкономить время и не терять связь с друзьями, клиентами или коллегами. Вы также можете сделать подобный автоответчик на период отпуска.

Теперь вы знаете, как сделать автоответ в Outlook. Как видите, делается это очень просто и быстро, при этом вы существенно упрощаете для себя ведение переписки. Пишите в комментариях, была ли полезной для вас эта статья, и задавайте любые интересующие вопросы по рассмотренной теме.

Источник: http://nastroyvse.ru/programs/review/kak-nastroit-avtootvet-v-outlook.html